GESAUTOS reconoce la importancia de la privacidad, seguridad y adecuado tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, trabajadores, visitantes y demás personas naturales con quienes se relaciona.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad establece los principios, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de información personal.
Esta política se adopta en cumplimiento de la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre comercial: GESAUTOS
Razón social / Responsable: RAFAEL ANDRES SABOGAL GIRALDO
NIT: 1.030.624.491-1
Dirección: Carrera 69 # 79-28, barrio Las Ferias
Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
Correo general: info@cajasautomaticas.co
Correo para PQRS y protección de datos: PQRS@cajasautomaticas.co
WhatsApp / teléfono: +57 322 468 8881
Sitio web: www.cajasautomaticas.co
La identificación jurídica completa del Responsable deberá incorporarse antes de la publicación definitiva de esta política.
2. OBJETO
La presente política tiene como finalidad establecer las condiciones bajo las cuales GESAUTOS realiza el tratamiento de datos personales y garantizar que los titulares puedan conocer:
qué información puede ser recolectada;
para qué puede utilizarse;
cómo puede ser almacenada;
con quién puede ser compartida cuando resulte necesario;
cuáles son sus derechos;
y cómo pueden ejercerlos.
3. ALCANCE
Esta política será aplicable a los datos personales tratados por GESAUTOS a través de sus diferentes canales y actividades, incluyendo, según corresponda:
sitio web;
formularios;
WhatsApp;
llamadas telefónicas;
correo electrónico;
aplicación o plataforma;
atención presencial;
órdenes de servicio;
cotizaciones;
facturación;
inventarios de vehículos;
fotografías;
solicitudes de diagnóstico;
reparaciones;
garantías;
PQRS;
relaciones con proveedores;
relaciones contractuales;
y demás canales mediante los cuales GESAUTOS recolecte o trate datos personales.
4. DEFINICIONES
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas legalmente.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: operación mediante la cual un responsable o encargado ubicado en Colombia envía información o datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos a un tercero para que este los trate por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS
5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO
GESAUTOS procurará que el tratamiento de información personal se realice de conformidad con los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:
legalidad;
finalidad;
libertad;
veracidad o calidad;
transparencia;
acceso y circulación restringida;
seguridad;
y confidencialidad.
INFORMACIÓN QUE PUEDE SER RECOLECTADA
6. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
GESAUTOS podrá recopilar, cuando resulte necesario:
nombres y apellidos;
tipo y número de identificación;
firma;
y demás datos necesarios para identificar al cliente o titular.
7. DATOS DE CONTACTO
Podrán recopilarse:
número telefónico;
número de WhatsApp;
correo electrónico;
dirección;
ciudad;
y demás información necesaria para mantener comunicación con el titular.
8. INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO
Dentro de la prestación de servicios GESAUTOS podrá registrar información como:
placa;
marca;
línea;
modelo;
año;
kilometraje;
nivel aproximado de combustible;
número de identificación vehicular cuando resulte necesario;
estado general;
diagnóstico;
antecedentes informados;
reparaciones;
repuestos;
garantías;
y demás información relacionada con el vehículo y el servicio.
La información asociada a un vehículo podrá constituir dato personal cuando permita identificar o asociarse con una persona natural determinada o determinable.
9. FOTOGRAFÍAS Y REGISTROS DEL VEHÍCULO
GESAUTOS podrá tomar fotografías o realizar otros registros del vehículo con finalidades como:
documentar su estado de ingreso;
registrar golpes o rayones existentes;
documentar piezas faltantes;
registrar kilometraje;
documentar nivel de combustible;
soportar diagnósticos;
documentar componentes;
evidenciar reparaciones;
mantener trazabilidad;
gestionar garantías;
y prevenir controversias sobre el estado del vehículo.
Estas imágenes serán utilizadas para finalidades relacionadas con la prestación, documentación, seguridad y trazabilidad del servicio, salvo que exista una autorización adicional para otra finalidad.
10. INFORMACIÓN DE ÓRDENES DE SERVICIO
GESAUTOS podrá conservar información relacionada con:
solicitudes;
diagnósticos;
cotizaciones;
autorizaciones;
anticipos;
reparaciones;
repuestos;
pruebas;
facturación;
garantías;
comunicaciones;
entrega;
y demás elementos relacionados con el historial del servicio.
11. INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE PAGOS
GESAUTOS podrá tratar información necesaria para:
verificar pagos;
identificar transacciones;
realizar facturación;
gestionar saldos;
procesar devoluciones cuando correspondan;
realizar conciliaciones;
y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
GESAUTOS procurará no solicitar ni almacenar información financiera que no resulte necesaria para estas finalidades.
Cuando un pago sea procesado mediante una entidad financiera, pasarela, billetera digital u otro proveedor, dicho tercero podrá tratar determinada información conforme a sus propias responsabilidades y condiciones legales.
12. COMUNICACIONES
GESAUTOS podrá conservar comunicaciones mantenidas con los titulares a través de:
WhatsApp;
correo electrónico;
aplicación;
formularios;
solicitudes;
PQRS;
y otros canales utilizados para gestionar la relación con el cliente.
Estas comunicaciones podrán conservarse cuando sean necesarias para mantener trazabilidad sobre:
cotizaciones;
autorizaciones;
modificaciones;
reparaciones;
garantías;
reclamaciones;
pagos;
y demás asuntos relacionados con la prestación del servicio.
FINALIDADES
13. FINALIDADES PRINCIPALES
GESAUTOS podrá tratar los datos personales necesarios para:
identificar al cliente;
recibir solicitudes de servicio;
agendar citas;
recibir vehículos;
crear y administrar órdenes de servicio;
realizar diagnósticos;
elaborar cotizaciones;
solicitar y registrar autorizaciones;
ejecutar reparaciones;
adquirir repuestos;
gestionar pagos;
realizar facturación;
realizar pruebas técnicas;
entregar vehículos;
gestionar garantías;
atender reclamaciones;
gestionar PQRS;
conservar historial de servicios;
contactar al cliente durante el proceso;
enviar información relacionada con el estado del vehículo;
cumplir obligaciones contractuales;
cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y administrativas;
mantener trazabilidad;
prevenir y gestionar controversias;
proteger los derechos de GESAUTOS, sus clientes y terceros;
y demás finalidades directamente relacionadas con la relación existente con el titular.
COMUNICACIONES DEL SERVICIO
14. WHATSAPP, LLAMADAS Y CORREO ELECTRÓNICO
Cuando el titular suministre sus datos de contacto dentro de una solicitud o relación de servicio, GESAUTOS podrá utilizarlos para comunicaciones directamente relacionadas con dicha relación.
Por ejemplo:
confirmar citas;
informar resultados del diagnóstico;
enviar cotizaciones;
solicitar autorizaciones;
informar hallazgos;
comunicar disponibilidad de repuestos;
informar retrasos;
comunicar avances;
informar que el vehículo está listo;
gestionar garantías;
atender PQRS;
y realizar seguimiento necesario del servicio.
COMUNICACIONES COMERCIALES
15. PUBLICIDAD Y MERCADEO
Cuando exista una base legal y autorización aplicable, GESAUTOS podrá utilizar información de contacto para enviar comunicaciones relacionadas con:
servicios;
mantenimiento;
promociones;
novedades;
campañas;
beneficios;
contenidos informativos;
y otras comunicaciones comerciales relacionadas con GESAUTOS.
Cuando corresponda, el titular podrá solicitar dejar de recibir este tipo de comunicaciones.
La negativa o revocatoria respecto de comunicaciones comerciales no deberá impedir la recepción de comunicaciones necesarias para ejecutar un servicio vigente, gestionar una garantía, atender una obligación contractual o cumplir una obligación legal.
SITIO WEB
16. DATOS RECOLECTADOS A TRAVÉS DEL SITIO WEB
El sitio web de GESAUTOS podrá permitir al usuario:
solicitar información;
contactar al taller;
solicitar o agendar servicios;
diligenciar formularios;
comunicarse mediante WhatsApp;
y utilizar otras funcionalidades habilitadas.
GESAUTOS tratará los datos suministrados a través de estos canales para atender la solicitud correspondiente y las demás finalidades previamente informadas al titular.
17. FORMULARIOS
Los formularios podrán solicitar únicamente la información razonablemente necesaria para la finalidad correspondiente.
Dependiendo del formulario, podrán solicitarse datos como:
nombre;
teléfono;
WhatsApp;
correo electrónico;
información del vehículo;
servicio requerido;
mensaje;
y demás información necesaria para atender la solicitud.
Cuando resulte necesario, el formulario deberá incorporar el mecanismo correspondiente para informar al titular sobre el tratamiento de sus datos y obtener su autorización.
COOKIES Y TECNOLOGÍAS
18. COOKIES Y HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
El sitio web puede utilizar cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento.
GESAUTOS podrá implementar adicionalmente herramientas de analítica, medición, publicidad, CRM, píxeles u otras tecnologías similares.
Cuando estas tecnologías impliquen tratamiento de datos personales o requieran consentimiento conforme a la normativa aplicable, GESAUTOS implementará los mecanismos de información y autorización correspondientes.
Las herramientas específicas utilizadas por el sitio deberán identificarse y mantenerse actualizadas en la Política de Cookies o mecanismo equivalente.
AUTORIZACIÓN
19. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Cuando la legislación lo requiera, GESAUTOS solicitará autorización previa e informada para el tratamiento de los datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos que permitan su consulta posterior, tales como:
documentos físicos;
formularios electrónicos;
casillas de aceptación;
aplicación;
Orden de Servicio;
firma;
comunicaciones electrónicas;
y demás mecanismos legalmente válidos.
GESAUTOS conservará prueba de la autorización cuando corresponda.
20. INFORMACIÓN AL MOMENTO DE SOLICITAR LA AUTORIZACIÓN
Cuando corresponda solicitar autorización, GESAUTOS informará al titular de manera clara sobre:
el tratamiento al que serán sometidos sus datos;
las finalidades;
los derechos que le corresponden;
los canales para ejercerlos;
y la identificación y datos de contacto del Responsable.
DATOS SENSIBLES
21. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
GESAUTOS no solicitará datos sensibles salvo cuando sean necesarios, exista una finalidad legítima y su tratamiento se encuentre permitido conforme a la legislación aplicable.
Cuando se solicite información sensible, se informará al titular sobre el carácter facultativo de suministrarla, salvo las excepciones legales aplicables.
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
22. DATOS DE MENORES DE EDAD
Los servicios de GESAUTOS están dirigidos principalmente a personas con capacidad para contratar servicios relacionados con vehículos.
GESAUTOS evitará recolectar innecesariamente datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Cuando resulte necesario tratar información de menores, se aplicarán las condiciones especiales y principios establecidos por la legislación colombiana, respetando sus derechos prevalentes.
VIDEOVIGILANCIA
23. CÁMARAS DE SEGURIDAD
Esta sección será aplicable únicamente si GESAUTOS cuenta con sistemas de videovigilancia.
GESAUTOS podrá utilizar cámaras de seguridad en sus instalaciones con finalidades como:
seguridad de las personas;
seguridad de los vehículos;
protección de las instalaciones;
prevención de incidentes;
control de acceso;
y protección de bienes.
Cuando exista videovigilancia, GESAUTOS deberá implementar los avisos correspondientes y administrar las imágenes de acuerdo con la legislación aplicable.
Las imágenes no serán utilizadas para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular, salvo autorización o habilitación legal correspondiente.
ENCARGADOS Y PROVEEDORES
24. TRATAMIENTO POR TERCEROS
Para desarrollar determinadas actividades, GESAUTOS podrá requerir proveedores que traten información por su cuenta, por ejemplo:
proveedores tecnológicos;
alojamiento web;
correo electrónico;
almacenamiento;
software de gestión;
facturación;
soporte técnico;
comunicaciones;
mensajería;
CRM;
proveedores contables;
y otros servicios necesarios para su operación.
Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, GESAUTOS adoptará las medidas contractuales y organizacionales que resulten aplicables para proteger la información.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN
25. DATOS A TERCEROS
GESAUTOS podrá transmitir o transferir datos personales cuando resulte necesario para:
ejecutar una relación contractual;
utilizar proveedores tecnológicos;
procesar información;
gestionar servicios;
cumplir obligaciones legales;
atender requerimientos de autoridades competentes;
ejercer o defender derechos;
o cumplir otras finalidades legítimas previamente informadas.
Estas operaciones deberán realizarse conforme a la legislación aplicable.
26. SERVICIOS TECNOLÓGICOS INTERNACIONALES
Algunos proveedores tecnológicos podrían almacenar o procesar información mediante infraestructura ubicada fuera de Colombia.
Cuando ello ocurra, GESAUTOS deberá aplicar las reglas correspondientes sobre transmisión o transferencia internacional de datos personales.
SEGURIDAD
27. MEDIDAS DE SEGURIDAD
GESAUTOS adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información personal frente a riesgos como:
acceso no autorizado;
pérdida;
uso indebido;
alteración;
consulta no autorizada;
divulgación;
destrucción;
o tratamiento no permitido.
Ningún sistema de información puede garantizar seguridad absoluta, pero GESAUTOS procurará implementar medidas proporcionales a la naturaleza de la información tratada y los riesgos asociados.
28. ACCESO RESTRINGIDO
El acceso a datos personales deberá limitarse a:
personal autorizado;
proveedores que requieran legítimamente la información;
encargados del tratamiento;
autoridades competentes;
y terceros habilitados legal o contractualmente.
CONSERVACIÓN
29. TIEMPO DE CONSERVACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y durante los períodos adicionales que resulten necesarios para:
obligaciones legales;
obligaciones tributarias;
obligaciones contables;
garantías;
reclamaciones;
defensa de derechos;
conservación documental;
y demás obligaciones aplicables.
Cuando desaparezca la finalidad y no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, la información será eliminada, anonimizada o tratada de acuerdo con la legislación aplicable.
DERECHOS DEL TITULAR
30. DERECHOS
El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, incluyendo:
conocer sus datos personales;
acceder a ellos;
actualizarlos;
rectificarlos;
solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;
ser informado sobre el uso dado a sus datos;
presentar consultas y reclamos;
solicitar la supresión cuando resulte procedente;
revocar la autorización cuando resulte procedente;
acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales;
y presentar quejas ante la autoridad competente después de agotar, cuando corresponda, el trámite ante GESAUTOS.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
31. CANAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán presentarse mediante:
Correo: PQRS@cajasautomaticas.co
También podrán utilizarse los demás canales oficiales de GESAUTOS cuando estos se encuentren habilitados para tal finalidad.
32. INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD
Para facilitar la atención, la solicitud deberá contener, cuando corresponda:
nombre del titular;
identificación;
datos de contacto;
descripción de la solicitud;
derecho que desea ejercer;
información que permita localizar los datos;
documentos que soporten la solicitud cuando sean necesarios;
y demás información razonablemente necesaria para verificar la identidad y atender la petición.
Cuando actúe un representante, podrá solicitarse acreditación de la representación correspondiente.
CONSULTAS
33. CONSULTAS SOBRE INFORMACIÓN PERSONAL
El titular o las personas legalmente habilitadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de GESAUTOS.
GESAUTOS atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicial, se informarán los motivos y la fecha en la que será atendida, dentro de los límites legales aplicables.
RECLAMOS
34. RECLAMOS DE CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN
Cuando el titular considere que la información debe:
corregirse;
actualizarse;
eliminarse;
o que existe un posible incumplimiento de las normas de protección de datos,
podrá presentar el reclamo correspondiente.
GESAUTOS tramitará la solicitud conforme al procedimiento y términos establecidos en la legislación aplicable.
REVOCATORIA Y SUPRESIÓN
35. SOLICITUD DE SUPRESIÓN
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
Sin embargo, la supresión no procederá necesariamente de forma inmediata cuando exista una obligación legal o contractual que requiera conservar determinada información.
Por ejemplo, puede ser necesario mantener información relacionada con:
facturación;
contabilidad;
impuestos;
garantías;
órdenes de servicio;
obligaciones contractuales;
reclamaciones;
o defensa de derechos.
En estos casos, la información podrá conservarse durante el período legalmente necesario.
PQRS Y RECLAMACIONES
36. INFORMACIÓN DE RECLAMACIONES
GESAUTOS podrá conservar información relacionada con PQRS y reclamaciones con la finalidad de:
responder solicitudes;
mantener trazabilidad;
gestionar garantías;
demostrar actuaciones;
cumplir obligaciones legales;
y ejercer o defender derechos.
INFORMACIÓN A AUTORIDADES
37. REQUERIMIENTOS LEGALES
GESAUTOS podrá suministrar información cuando exista:
orden judicial;
requerimiento de autoridad competente;
obligación legal;
o alguna de las demás circunstancias previstas por la legislación colombiana.
GESAUTOS procurará limitar la información suministrada a aquella necesaria para atender el requerimiento correspondiente.
HISTORIAL DEL VEHÍCULO
38. HISTORIAL DE SERVICIO
GESAUTOS podrá mantener un historial de los servicios realizados sobre un vehículo con finalidades de:
trazabilidad;
diagnóstico;
garantía;
mantenimiento;
atención futura;
y gestión de la relación con el cliente.
Cuando dicho historial se encuentre asociado a una persona natural identificada o identificable, será tratado como información personal conforme a esta política.
APLICACIÓN O PLATAFORMA GESAUTOS
39. PLATAFORMA DIGITAL
Cuando GESAUTOS utilice una aplicación o plataforma para gestionar sus servicios, podrá tratar a través de ella información relacionada con:
clientes;
vehículos;
órdenes de servicio;
cotizaciones;
autorizaciones;
diagnósticos;
fotografías;
repuestos;
pagos;
garantías;
firmas;
documentos;
y comunicaciones.
El acceso a estas funcionalidades deberá realizarse mediante los controles de seguridad implementados por GESAUTOS.
FIRMAS Y AUTORIZACIONES DIGITALES
40. EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS
GESAUTOS podrá conservar registros electrónicos relacionados con:
aceptación de cotizaciones;
autorizaciones;
órdenes de servicio;
firmas;
mensajes;
fechas y horas;
documentos;
y demás evidencias asociadas al servicio.
Estos registros podrán utilizarse para mantener trazabilidad sobre las actuaciones realizadas.
CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
41. MODIFICACIONES
GESAUTOS podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario debido a:
cambios normativos;
nuevas funcionalidades;
cambios operativos;
implementación de nuevas tecnologías;
nuevos proveedores;
modificación de finalidades;
o cambios en los procesos de tratamiento.
Cuando las modificaciones sean sustanciales y la legislación exija una nueva autorización o comunicación al titular, GESAUTOS realizará el procedimiento correspondiente.
La versión vigente deberá indicar su fecha de actualización.
AVISO DE PRIVACIDAD
42. DISPONIBILIDAD
GESAUTOS podrá utilizar avisos de privacidad resumidos en:
formularios;
sitio web;
recepción del vehículo;
Orden de Servicio;
aplicación;
formularios digitales;
y otros puntos de recolección.
Estos avisos deberán permitir al titular conocer la existencia de esta política y acceder a ella.
AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS
43. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de los derechos y mecanismos establecidos por la legislación colombiana, una vez cumplidos los requisitos de procedibilidad que resulten aplicables.
VIGENCIA
44. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad entra en vigencia a partir de su publicación.
Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contractuales y operativas aplicables.
CONTACTO
45. CANALES
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales:
**GESAUTOS ** Carrera 69 # 79-28
Barrio Las Ferias
Bogotá D.C., Colombia
Protección de datos / PQRS: PQRS@cajasautomaticas.co
Correo general: info@cajasautomaticas.co
WhatsApp: +57 322 468 8881
Web: www.cajasautomaticas.co
Fecha de última actualización: 30 de septiembre de 2026.